طراحی و توسعه یک پرتال اختصاصی برای مدیریت اعضا، مراکز تولیدکننده پسماند، سایتهای جمعآوری، صورتحسابها و پرداختهای آنلاین در شهر آمل. این سامانه با پنلهای مجزا برای کاربران، مدیران و بازرسان طراحی شد تا بخش بزرگی از فرآیندهای ثبتنام، مدیریت اطلاعات، صدور فاکتور و گزارشگیری بهصورت آنلاین انجام شود.
طراحی یک پرتال اختصاصی برای مدیریت فرآیندهای پسماند
این پروژه برای مجموعهای در آمل، استان مازندران اجرا شد که بخشی از فعالیتش به مدیریت اعضا و فرآیندهای مرتبط با جمعآوری پسماند مربوط میشد.
از همان ابتدا مشخص بود که با یک سایت معرفی ساده طرف نیستیم. مجموعه نیاز به یک پرتال واقعی و اختصاصی داشت؛ سامانهای که کاربران بتوانند داخل آن ثبتنام کنند، اطلاعات خودشان یا مجموعهشان را وارد کنند، سایت جمعآوری موردنظرشان را مشخص کنند و صورتحسابها و پرداختهایشان را هم از همانجا مدیریت کنند.
ثبتنام برای اشخاص حقیقی و حقوقی
یکی از بخشهای اصلی پروژه، طراحی فرآیند ثبتنام برای دو گروه مختلف بود:
- اشخاص حقیقی
- شرکتها و مراکز حقوقی
اطلاعات هر گروه هم با توجه به نوع فعالیتشان متفاوت بود. به همین دلیل فرمها به شکلی طراحی شدند که اطلاعات موردنیاز هر کاربر بهصورت جداگانه دریافت شود.
برای سادهتر شدن فرآیند ثبتنام، تأیید شماره موبایل با کد پیامکی هم در سیستم قرار گرفت تا عضویت کاربران ساختار مشخصتر و مطمئنتری داشته باشد.
پنل کاربری برای مدیریت امور بدون مراجعه حضوری
بعد از ثبتنام، هر کاربر پنل اختصاصی خودش را در اختیار داشت.
داخل این پنل امکان مشاهده و مدیریت بخشهای مختلف وجود داشت؛ از جمله اطلاعات حساب، فاکتورها، وضعیت پرداختها و حق عضویت.
هدف این بود که کاربر برای کارهای روزمره تا حد ممکن نیاز به تماس یا مراجعه حضوری نداشته باشد و بتواند بخش مهمی از امور خودش را مستقیماً از طریق سایت انجام دهد.
مدیریت فاکتور و پرداخت آنلاین
یکی از قسمتهای مهم پروژه، سیستم صورتحساب و پرداخت آنلاین بود.
مدیر میتوانست برای کاربران فاکتور صادر کند، مبلغ و توضیحات موردنظر را ثبت کند و در صورت نیاز فایل یا مدرکی هم به فاکتور پیوست کند.
کاربر هم بعد از ورود به پنل خودش میتوانست فاکتورها را مشاهده کند و پرداخت را بهصورت آنلاین انجام دهد.
این بخش باعث شد فرآیندهای مالی مجموعه از حالت پراکنده و دستی خارج شوند و ساختار منظمتری پیدا کنند.
مدیریت دورههای عضویت
برای مجموعه امکان تعریف دورههای عضویت هم در نظر گرفته شد.
مدیر سیستم میتوانست دوره جدید تعریف کند، بازه زمانی و مبلغ عضویت را مشخص کند و برای اعضا صورتحساب مربوط به دوره ایجاد شود.
این ویژگی مخصوصاً برای مجموعهای با تعداد زیاد عضو، کمک میکند مدیریت تمدید عضویت و دریافت هزینهها خیلی سادهتر انجام شود.
مدیریت سایتهای جمعآوری پسماند
یکی از ویژگیهای اختصاصی این پروژه، امکان تعریف و مدیریت سایتهای جمعآوری پسماند بود.
اطلاعات محلهای جمعآوری داخل سامانه ثبت شده بود و کاربران میتوانستند سایتهای مرتبط با خودشان را انتخاب کنند.
این یعنی سامانه فقط یک سیستم عضویت و پرداخت نبود و بخشی از فرآیند واقعی کاری مجموعه را هم وارد فضای آنلاین میکرد.
پنل جداگانه برای مدیر و بازرس
برای اینکه هر شخص فقط به اطلاعات موردنیاز خودش دسترسی داشته باشد، سیستم با چند سطح کاربری طراحی شد.
مدیر سامانه دسترسی کاملتری برای مدیریت کاربران، فاکتورها، دورهها و اطلاعات پایه داشت.
در کنار آن، یک پنل مخصوص بازرس هم طراحی شد تا بازرسان بتوانند اطلاعات موردنیازشان را مشاهده کنند، کاربران را بررسی کنند و گزارشهای لازم را بگیرند؛ بدون اینکه لزوماً به تمام بخشهای مدیریتی دسترسی داشته باشند.
گزارشگیری و خروجی Excel
برای مدیریت بهتر اطلاعات، امکان گزارشگیری و دریافت خروجی Excel از اطلاعات کاربران هم در سامانه وجود داشت.
این موضوع برای مجموعههایی که همچنان بخشی از امور اداری و گزارشهای داخلی خودشان را با فایلهای Excel انجام میدهند، کاربرد زیادی دارد.
نتیجه پروژه
چیزی که این پروژه را برای ما جذاب میکرد، این بود که قرار نبود فقط یک سایت خوشظاهر تحویل بدهیم.
در واقع باید چند فرآیند مختلف شامل عضویت، مدیریت اطلاعات، جمعآوری پسماند، صورتحساب، پرداخت، بازرسی و گزارشگیری را داخل یک سیستم واحد کنار هم قرار میدادیم.
نتیجه، یک پرتال اختصاصی شد که بخش زیادی از کارهایی را که قبلاً میتوانست بهصورت تلفنی، حضوری یا با فایلهای پراکنده انجام شود، داخل یک محیط آنلاین و منظم جمع کرد.
این پروژه نمونه خوبی از کاریه که یک سایت میتونه فراتر از معرفی یک کسبوکار انجام بده؛ یعنی تبدیل بشه به یک ابزار واقعی برای مدیریت فرآیندهای روزمره یک مجموعه.